E-posta, kağıt mektuplara göre çok sayıda avantajı nedeniyle uzun zamandır ana iletişim türlerinden biri haline geldi. Ancak diğer birçok teknolojik yenilik gibi bu iletişim türünün de kendine has kuralları vardır. İnternet posta yoluyla iletişim hayatın birçok alanının ayrılmaz bir parçası olmasına rağmen, çoğu kullanıcı bir e-postanın bileşenleri nelerdir sorusuna cevap veremeyecektir.
Kullanıcının bakış açısından e-posta yapısı
E-posta mesajları hem benzer hem de eski nesle aşina olan kağıt mektuplardan çok farklıdır. Ancak e-posta hizmetinden bağımsız olarak e-posta yapısı her zaman aynıdır. Her birini kısaca açıklayarak bir e-postanın bileşenlerini listeleyelim:
- "Kime" alanı. Bu alan alıcının adresini içerir. Birden fazla alıcı varsa, bunları noktalı virgülle ayırın.
- "Konu" alanı. Birçok posta hizmetinde zorunlu olarak kabul edilir. Ve konu doğru bir şekilde belirtilmişse, kullanıcıların harfi bulması daha kolay olacaktır.
- Mektubun gövdesi. E-postanın gövdesi ana metni içerir.
Gizli e-posta bileşenleri
Mektubun görünen yapısına baktık. Ancak çıplak gözle görülebilen öğelere ek olarak, aşağıdaki alanlar da bir e-postanın bileşenlerine atfedilebilir:
- kimden (bu alan otomatik olarak doldurulur);
- kopyala (ana muhataba ek olarak, mektubun bir kopyası başka birine gönderilir);
- kör kopya (mektubun bir kopyasının asıl muhatabı bilgilendirmeden gönderilmesi gerekiyorsa kullanılır);
- ekler.
Teknik açıdan e-posta bileşenleri
Teknik açıdan bakıldığında, herhangi bir e-posta ayrıca aşağıdaki bileşenleri içerir:
- Başlıklar veya aynı zamanda SMTP protokolünün zarfları olarak da adlandırılır. Bu başlıklar e-postanın gövdesine dahil edilebilir veya edilmeyebilir. Diğer bir deyişle, posta sunucusunun ileti gövdesinde belirtilenden daha fazla bilgiye sahip olması olasıdır. Başlık, gönderenin adreslerini, alıcıları ve gönderen ana bilgisayarın adresini içerir.
- SMTP protokollerinin dilinde olan mesajın kendisiVeri denir. Sırasıyla, alt bölümlere ayrılmıştır:
- mektubun başlığı - kağıt postaya benzer şekilde, mektubun geçtiği posta sunucuları hakkında veriler ve diğer bazı bilgileri içerir;
- mektubun gövdesi - mektubun metni.
İş yazışmaları için e-posta yapısı
Şimdiye kadar bir e-postanın yapısından teknik bir bakış açısıyla bahsettiysek, şimdi de iş yazışmaları için iyi yazılmış bir e-postanın unsurlarına bakalım, çünkü kendine saygısı olan her şirket buna uymaya çalışır. genel kabul görmüş iletişim standartları ile.
Elektronik mesajların çok sayıda farklı sınıflandırması olmasına rağmen, tasarım yapısına göre iki gruba ayrılırlar. İlk grup iletişim mektuplarıdır, iş sırasında kullanılırlar. İkincisi, anlaşma mektuplarıdır: toplantıyı özetleyen, işin tamamlanması için son tarihleri ve tarafların her birinden alınması gereken eylemleri netleştirmek için diğer önemli hususları belirten mesajlar.
Her e-posta türünün bileşenlerini ayrı ayrı listeleyelim.
Mektup-iletişim
Yapısı şunları içermelidir:
- E-postanın konusu. Bu alanda, toplantı saatinde anlaşmak, dikkate alınması gereken konuların bir listesi vb. gibi toplantı sahibinden tam olarak ne beklediğinizi belirtmek en iyisidir.
- Selamlar. Mektubun birkaç kişiye gönderilmesi planlansa bile,iş iletişimi etiği, muhatapların zorunlu olarak selamlanması anlamına gelir.
- Mesaj içeriği. E-postanın, isteği olabildiğince özel olarak açıklayan asıl metni.
- Kurumsal imza. Birçok kişinin unuttuğu bir nokta. Doğru oluşturulmuş bir imza şablonu, yazarın tam adını ve konumunu, iletişim bilgilerini (telefon numarası, şirketin web sitesine bağlantılar, e-posta vb.) içerir. İmza, kuruluş tarafından kabul edilen kural ve düzenlemelere bağlı olarak değişebilir.
- "Kime" ve "Bilgi" alanları. Bir nedenden dolayı en sonda listelenirler - bunları en son doldurarak, tamamlanmamış veya doğrulanmamış bir mesaj gönderme olasılığını ortadan kaldırmış olursunuz.
Anlaşma mektubu
Yukarıda belirtildiği gibi, bu tür bir elektronik mesaj, toplantının sonuçlarını özetlemek, her iki taraf için eylem planını belirtmek ve son tarihleri belirlemek için kullanılır. Bu tür mektuplar, bir tür toplantı "protokolüdür" ve bilgileri uygun şekilde yapılandırmanıza izin verir. Bu türden bir mektup plana göre inşa edilmiştir:
- Selamlar. Mektupta özetlenen toplantıdaki katılımcı sayısı azsa, herkesi adına göre listeleyebilir veya genelleştirilmiş bir selamlama türü kullanabilirsiniz.
- Sonuçları mektupta özetlenen toplantının amacını tekrarlayın.
- Toplantı sırasında tartışılan konuların listesi. Her konu için anlaşmalar, kararlar ve uygulama için son tarihler belirtilir.
- Acil çözüm gerektirmeyen ancak gözden kaçırılmaması gereken sorunların listesi.
- Toplantı katılımcılarının görüşlerinin netleştirilmesi - her şey dikkate alınıyor mu?
- Şablon imzası.
